Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Minna Hiltula

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Minna Hiltula / Tmi Minna Hiltula

Yritystunnus: Y2283736-2

Osoite: Isokatu 21 c 40, 90100 Oulu

Sähköpostiosoite: tmiminnahiltula@gmail.com

Tietosuojavastaavan tiedot

Minna Hiltula

Osoite: Isokatu 21 c 40, 90100 Oulu

Sähköposti: tmiminnahiltula@gmail.com

Asiakastietolain 13 §: Yksityisessä sosiaali- ja terveydenhuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjä on se palvelunantaja, jonka kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen palvelun toteuttamisesta. Tämä koskee esim. Kelan korvaamaa kuntoutusta tai itse maksavia asiakkaita. Jos asiakas tulee hoitoon muualta kuten esim. hyvinvointialueelta maksusitoumuksella ei tätä tietosuojaselostetta sovelleta, vaan hyvinvointialue antaa oman tietosuojaselosteensa. Ostopalveluissa tietosi tulevat näkyviin silloin, kun hyvinvointipalvelut ottanut käyttöön ostopalvelut valtuutuksen. Ostopalveluita koskevat tarkastuspyynnöt ohjataan hyvinvointipalveluihin.

1. Henkilötietojen kerääminen

Tmi Minna Hiltulalle kertyy tietoja psykoterapian toteuttamisen yhteydessä asiakkaalta itseltään, alaikäisten kohdalla asiakkaalta sekä lailliselta huoltajalta/edustajalta, sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä, työterveydenhuollosta, vakuutusyhtiöstä tai Kelalta ja Kanta-arkistosta esim. hoidon tai konsultaation yhteydessä. Asiakkaan suostumuksella tarvittaessa muilta tahoilta.

Tmi Minna Hiltula saa potentiaalisten tulevien asiakkaiden yhteystietoja verkkosivujen kautta yhteystietolomakkeen, sähköpostin kautta tai puhelimitse.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään asiakas ja laskutustietojen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi, dokumentointiin ja seurantaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä lain (703/2023) 17 § edellyttämällä tavalla, rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen GDPR 6 artikla c sekä yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 h alakohta, jonka mukaan terveystietojen käsittely on sallittua terveydenhuollon palveluiden ja hoidon toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on psykoterapiapalveluiden toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta, potilaan hoidon ja hoitotoimenpiteiden arviointi sekä lakisääteinen raportointi ja selvityksen antaminen viranomaisille. Asiakastietojen käsittely sosiaali- ja terveydenhuollon sekä työhyvinvoinnin palveluita toteutettaessa perustuu asiakkaan suostumukseen tai sosiaali- ja terveydenhuollon lakeihin ja niitä käsitellään tuolloin lain antaman velvoitteen perusteella. Niitä luovutetaan lain sallimissa rajoissa ja lakien vaatimuksesta.

Potilastietoja käsitellään vain siinä laajuudessa, kun sen on hoidon järjestämisen ja toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tmi Minna Hiltula käyttää rekisteriin tallennettuja välttämättömiä tietoja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden ja työhyvinvoinnin järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen, edistämisen mm. arvioinnin, seurannan ja laadunvalvonnan turvaamiseksi sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Niitä käytetään myös palvelujen laskuttamiseen. Tmi Minna Hiltulan tilitoimiston kanssa on tehty salassapitosopimus henkilötietojen käsittelystä.

2. Rekisterin tietosisältö

Potilasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: Asiakkaan yksilöintitiedot esim. nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ajanvaraus- ja yhteydenpitotiedot, hoidon suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset potilastiedot, potilasasiakirjat ja muut hoidon yhteydessä laaditut asiakirjat, lähetteet, lausunnot ja muut tarpeelliset asiakirjat, laskutukseen liittyvät tiedot, suostumuksia, kieltoja ja tahdonilmaisuja koskevat tiedot, loki- ja käyttöoikeustiedot siltä osin kuin niitä muodostuu tietojärjestelmän käytöstä.

Potilastiedot tallennetaan käytössä olevaan potilastietojärjestelmään (Minduu Proja) niiltä osin kuin lainsäädäntö edellyttää Kanta-palvelut palveluihin. Tämä perustuu Kanta-palveluja koskeviin vaatimuksiin sekä lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

3. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

4. Mistä tiedot saadaan (säännönmukaiset tietolähteet)

Potilaan antamat tiedot, hoidon ja konsultaation yhteydessä saatava tiedot, terveydenhuollon yksiköiltä saatavat tiedot hoidon / kuntoutuksen yhteydessä, työterveydenhuollosta hoitoneuvottelun yhteydessä saatu tieto, vakuutusyhtiöltä tai Kelalta lähetteen tai päätösten kautta, läheisitä saatu tieto ja Kanta-arkistosta (esim. Potilastietovarannosta) saadut tiedot.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään vähintään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytetään tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

5. Tietojen mahdolliset luovutukset

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen psykoterapia palvelun järjestämiseksi, toteuttamiseksi ja siihen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joihin sillä on perustehtävänsä perusteella oikeus (Tmi Minna Hiltula).

Potilastietoja luovutaan vain asiakkaan suostumuksella tai silloin kuin luovuttamiseen on nimenomainen lain mukainen peruste tai velvollisuus (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023).

Rekisterinpitäjä käyttää potilastietojen käsittelyssä sähköistä tietojärjestelmiä. Kanta-palveluihin liittyvät tietojen välitys- ja arkistointitoiminnot toteutetaan Atostek Oy:n ERA-palveluiden avulla. Atostek Oy toimii henkilöstötietojen käsittelijänä siltä osin kuin sen käsittelee henkilöstötietoja rekisterinpitäjän lukuun järjestelmä ja tekstisten palveluiden tuottamiseksi. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilöstö tietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Potilastiedot tallennetaan ja välitetään Kanta-palvelut palveluihin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Atostek ERA on Kanta-yhteensopiva tiedonhallinta ja integraatiopalvelu, joka huolehtii mm. käyttäjien tunnistamisesta, pääsyn hallinnasta, lokitiedoista sekä potilasasiakirjojen välittämisestä Kanta-palveluihin.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Potilastietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterin suojaamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuoja ja terveydenhuollon lainsäädäntöä. Potilasrekisteri tallennetaan suojattuun sähköiseen potilastietojärjestelmään. Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja perustuvat työtehtävään. Järjestelmän käyttö edellyttää vahvaa tunnistautumista tai / ja henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietoliikenneyhteydet ovat suojattuja ja järjestelmästä muodostuu lokitiedot käyttäjien toiminnoista. Potilastiedot tallennetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla Kanta-palveluihin. Mahdolliset paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain Tmi Minna Hiltulalla.

Organisatorinen suojaus

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä, tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen hoidon toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoturvaloukkauksiin reagoidaan viipymättä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tekninen suojaus esim. lokitus, Kanta-yhteydet ja tietoliikenteen suojaus toteutetaan näiden järjestelmien kautta niiden tietoturvavaatimusten mukaisesti. Asiakirjoja käsittelevällä terveydenhuollon ammattihenkilöllä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä (559/1994) §16 ja §17 mukainen salassapitovelvollisuus sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain §4:n mukainen pysyvä salassapitovelvollisuus.

Potilaan oikeudet

Suomessa potilaan oikeus päättää terveystietojen luovuttamisesta perustuu erityisesti potilaslakiin, asiakastietolakiin sekä EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR). Potilaalla on muun muassa seuraavat oikeudet: Oikeus tietää, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin niitä käytetään ja kenelle niitä voidaan luovuttaa. Oikeus antaa tai olla antamatta suostumus tietojen luovuttamiseen silloin, kun laki edellyttää suostumusta. Oikeus rajoittaa tietojen luovutusta tekemällä luovutuskieltoja niissä tilanteissa, joissa laki sen mahdollistaa (esimerkiksi eri terveydenhuollon palvelunantajien välillä). Oikeus tarkastaa omat potilastietonsa ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Oikeus saada tieto omien tietojen luovutuksista. Esimerkiksi lokitietojen avulla voidaan selvittää, kuka on käsitellyt potilastietoja.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ilman potilaan suostumusta tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa, esimerkiksi: potilaan hoidon järjestämiseksi, kun siihen on laillinen peruste, viranomaisille silloin, kun jokin laki velvoittaa tietojen luovuttamiseen, hätätilanteessa, jos se on välttämätöntä potilaan tai toisen henkilön terveyden tai turvallisuuden suojaamiseksi.

Käytännössä Suomessa suurin osa julkisen ja yksityisen terveydenhuollon potilastiedoista tallennetaan Kanta-palvelut-järjestelmään, jossa potilas voi tarkastella tietojaan ja hallita suostumustaan sekä luovutuskieltojaan Omakanta-palvelussa. Perusperiaate on, että potilastiedot ovat salassa pidettäviä, ja niitä saa luovuttaa vain potilaan suostumuksella tai silloin, kun siihen on nimenomainen lakiin perustuva oikeus tai velvollisuus. Potilaan oikeuksien toteuttaminen tietojen luovuttamisessa tarkoittaa sitä, että terveydenhuollon toimintayksiköt huolehtivat siitä, että potilas voi käytännössä käyttää hänelle laissa kuuluvia oikeuksia.

Keskeisiä oikeuksien toteuttamisen keinoja ovat

Tiedonsaantioikeus: Potilaalle kerrotaan, miten hänen henkilötietojaan käsitellään, mihin niitä käytetään ja kenelle niitä voidaan luovuttaa.

Suostumuksen antaminen ja peruuttaminen: Potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen ja peruuttaa sen, jos laki mahdollistaa sen.

Luovutuskieltojen tekeminen: Potilas voi rajoittaa tietojensa luovuttamista lain sallimissa tilanteissa.

Omien tietojen tarkastaminen: Potilas voi tarkastaa potilasasiakirjoihin kirjatut tiedot esimerkiksi Omakanta-palvelussa tai pyytämällä tiedot terveydenhuollon toimintayksiköstä.

Virheellisten tietojen korjaaminen: Jos tiedoissa on virheitä tai puutteita, potilas voi pyytää niiden korjaamista.

Lokitietojen tarkastaminen: Potilas voi pyytää selvityksen siitä, ketkä ovat käsitelleet tai luovuttaneet hänen potilastietojaan.

Muutoksenhaku ja kantelu: Jos potilas katsoo, että hänen oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä muistutuksen hoitopaikkaan, kantelun valvontaviranomaiselle tai ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan.

Terveydenhuollon ammattihenkilöiden velvollisuutena on varmistaa, että potilaan tietoja käsitellään luottamuksellisesti, niitä luovutetaan vain lain sallimissa tilanteissa ja potilaan itsemääräämisoikeutta kunnioitetaan aina, kun se on mahdollista. Näin toteutuvat sekä potilaan yksityisyyden suoja että turvallinen hoito.

Selosteen saatavuus

Tämä seloste on saatavilla rekisterinpitäjän vastaanotolla Isokatu 21 c 40, 90100 Oulu sekä nähtävillä rekisterinpitäjän Tmi Minna Hiltulan kotisivuilla (www.himli.fi).

7. Tietojen säilytysaika

Potilasasiakirjoja säilytetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön 23 § sekä potilasasiakirjojen säilytysaikoja koskevien säännösten mukaisesti. Potilasasiakirjat tallennetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla Kanta-arkistoon (potilastiedon arkisto). Potilasasiakirjojen säilytysajat määräytyvät asiakirjatyypin mukaan.

Pääsääntöisesti potilasasiakirjoja säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos kuolemasta ei ole tietoa 120 vuotta potilaan syntymästä. Tämä perustuu: Kanta-palvelut, johon yksityisten terveydenhuollon palveluntuottajien potilasasiakirjat tallennetaan lain edellyttämällä tavalla sekä potilasasiakirjojen säilytysaikoja koskevaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

8. Selosteen muuttaminen

Tmi Minna Hiltulalla on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme himli.fi josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

9. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tmiminnahiltula@gmail.com.